Communicatiedienst: 2010

1. Training en vorming

Alle personeelsleden moeten een communicatiebad krijgen. In eerste instantie worden de medewerkers van de Communicatiedienst bijgeschoold om hun communicatie-expertise verder aan te scherpen. Daarna krijgen leidinggevenden de basisprincipes van coaching aangereikt om vervolgens het ganse personeel te trainen in communicatievaardigheden.

Advies op algemene vormingsmomenten en tijdens voordrachten zoals commissie vorming, onthaalvorming, managementstage aspirant hoofdinspecteurs, gastcolleges wordt communicatie-advies gegeven waarbij ondermeer omgaan met pers en elkaar, hanteren communicatiemiddelen en huisstijl worden belicht.

2.Communicatiecoaching
De communicatiecoaches (medewerkers Communicatiedienst):

voorzien een opleiding/training voor leiding-gevenden/personeel
ondersteunen het netwerk van domeinexperts woordvoering
damage control indien de media het korps niet op een correcte manier in beeld brengt
binnen de plannings- en evaluatiegesprekken toetsen naar communicatievaardigheden
communicatievaardigheden opnemen binnen de functieprofielen van de leidinggevenden

3. Informatieantennes

De antennes vereenzelvigen de informatie-, kennis- en communicatiebeheerders. Wat het luik communicatie betreft, gaat het hier om zakelijke, formele communicatie over politionele informatie die strikt noodzakelijk is voor de jobuitvoering. (cf. verbetervoorstel informatiehuishouding)

4. Communicatiebeheerders

De communicatiebeheerders staan los van het informatiebeheer en spitsen zich toe op de emotionele, informele en warme communicatie om de samenhorigheid en de groepsgeest te bevorderen en het personeel te enthousiasmeren in hun taakuitvoering. Dit verbetert de communicatie in en tussen de directies structureel en verhoogt de motivatie van het personeel

5. Communicatiestructuren

Communicatieplatforms (netwerken) zorgen voor een rechtstreekse en open communicatie waardoor de neuzen in dezelfde richting komen te staan. Dit komt op haar beurt de korpsidentiteit én het korpsimago ten goede.

Handhaven externe netwerken: overheden, pers, senioren,...
Handhaven interne netwerken: domeinexperts woordvoering, secretariaten,...
Uitbouwen interne netwerken: informatie-antennes, communicatiebeheerders (cf. supra)

6. Mentaliteitswijziging

Een wijziging van de organisatiecultuur wordt bewerkstelligd door de emotionele, informele en warme communicatie op te waarderen en op een eerlijke en mondelinge manier te communiceren. Dit zorgt voor inspraak en transparantie bij de beslissingen van de leiding. In deze nieuwe cultuur worden spanningen en meningsverschillen tussen ondergeschikten en leidinggevenden vlotter uitgepraat.

7. Intranet ter bevordering van de interne communicatie

We ontwikkelen een nieuw intranet zodat de interne informatiecyclus op een hoger niveau wordt gebracht. De belangrijkste nieuwigheden vanuit communicatief oogpunt zijn:

doelgroepgerichte communicatie
ondersteuning voor bottom-up communicatie en dialoog
online samenwerking
flexibele navigatiemogelijkheden
krachtige zoekmotor

8. E-communicatie ter bevordering van de externe communicatie

We moeten erkennen en aanvaarden dat officiële instanties en overheden niet langer eigenaar blijven over de inhoud van hun communicatie, zeker niet online. De gebruikers van onze digitale informatie beslissen mee over de inhoud. Daarvan is de opkomende burgerjournalistiek een uitstekend voorbeeld.

e-zine
weblog (ook blog)
microbloggen
forum (een internet- of discussieforum)

9. Kwalitatieve inzet communicatiemix

We communiceren op een geïntegreerde wijze waarbij alle communicatiemiddelen met elkaar in verband staan. De inzet van de communicatiemix – zoals ondermeer website, intranet, dagorder, e-zine, affiches, jaarverslag - wordt bepaald door de doelgroepen waarnaar we ons richten en de doelen die we willen bereiken.

10. Crisiscommunicatie

De ICE-gegevens van alle personeelsleden en een vast noodtelefoonnummer zijn ter beschikking zodat in crisissituaties intern op een snelle en efficiënte manier wordt gecommuniceerd. In een volgend stadium worden mogelijke scenario’s van korpscrisissen voorbereid. Er is een sterk extern netwerk van actoren (Provincie, Stad, Parket, Brandweer, Politie, …) dat in het kader van crisissituaties worden gecontacteerd. De crisiscommunicatie-structuur wordt permanent geoptimaliseerd en gestroomlijnd.

11. Outlook en internet voor alle medewerkers

Elk personeelslid heeft een Outlookpostbus en een eigen internettoegang zodat alle medewerkers intern worden bereikt en iedereen extern kan communiceren.

12. Policy communicatietool

Er is voor elk communicatiemiddel een richtlijn voorhanden rekening houdend met de visie, waarden en de wenselijke mentaliteit (collectieve ambitie).

13. Briefingtool operationele briefings

De communicatiedienst voorziet in een blauwdruk voor briefings en biedt ondersteuning bij het verhogen van de efficiëntie van personeelsbijeenkomsten.

14. Huisstijlgids

We ontwerpen een huisstijlgids zodat we korpsbreed éénvormig werken en we met een uniform beeld naar buiten komen.